SOLUÇÕES
Suprimentos
O módulo Suprimentos do Sisgem permite que você gerencie de forma simples os fluxos de compras, estocagem, distribuição de materiais e a contratação ou prestação de serviços.
Para agilizar os processos, o módulo trabalha de forma integrada com o Financeiro e confrontando sempre com os valores e quantidades orçados.
Através do Módulo Compras do Sisgem é possível enviar automaticamente a cotação para todos os fornecedores selecionados, para que eles preencham as cotações através do Portal de Compras. O Cadastro de cotações de preços é feito a partir das solicitações existentes, o que permite o agrupamento de solicitações semelhantes de várias obras, aumentando o poder de barganha através do volume concentrado das diversas solicitações.
O sistema também simplifica o planejamento de compra de materiais, pois opcionalmente as solicitações (requisições) podem ser geradas de acordo com o cronograma efetuado para a obra.
A geração dos pedidos de compra ocorre de forma automática a partir dos fornecedores eleitos nas cotações, sendo enviados por e-mail e gerando uma previsão de desembolso no Financeiro.
O registro das notas fiscais pode ocorrer a partir do pedido cadastrado, agilizando o processo e confirmando a despesa já prevista no Financeiro, evitando re-digitações e possíveis atrasos de pagamento pela demora na entrega dos documentos para o setor de pagamentos.
Todo o processo descrito pode ser parametrizado para que ocorram aprovações com diversas alçadas em todas ou algumas etapas, de acordo com a estrutura e processos de cada empresa.
1 - Acompanhar a qualidade e a conformidade dos materiais dos fornecedores já utilizados.
2 - Diminuir os gastos pós-obra causados por produtos de baixa qualidade ou com defeito.
3 - Melhorar o fluxo de caixa através da previsão financeira.
O sistema de Contratos e medições torna o controle dos serviços terceirizados mais rigoroso em relação aos prazos e a pagamentos.
É possível o relacionamento de medições com os contratos cadastrados e com a liberação de pagamentos ou recebimentos. Essas informações serão geradas automaticamente no sistema de contas a pagar e contas a receber, otimizando o processo de faturamento ou pagamento das medições pelo setor financeiro.
O sistema também auxilia no controle do andamento da obra para a liberação da verba na Caixa Econômica Federal (PAC, MCMV etc.). A maior rapidez no recebimento da verba reflete na otimização do fluxo de caixa, que já foi alimentado com as previsões no momento do registro dos contratos.
Cada contrato pode ser informado já com todas as regras relativas a caução, impostos retidos em cada medição, descontos, faturamento direto, etc.
Todo o processo descrito pode ser parametrizado para que ocorram aprovações com diversas alçadas em todas ou algumas etapas, de acordo com a estrutura e processos de cada empresa.
Controle os contratos com terceiros com definição de escopo, prazos, eventuais aditivos de data de conclusão, aditivos e distratos de serviços, reajustes de preços manuais ou vinculados em índices financeiros, dentro inúmeras outras informações contratuais. Os contratos de empreiteiros podem ser incluídos manualmente ou também originados de uma cotação do Módulo de Materiais. As medições podem ser realizadas apenas depois que o contrato é liberado.
Tenha o controle dos signatários e funcionários de seus empreiteiros, inclusive com a possibilidade de controlar os apontamentos de execução de serviços no caso do controle de funcionários.
As regras referentes à caução contratual e retenções de impostos podem ser configurados em cada contrato, permitindo o atendimento a particularidades de cada fornecedor, tipo de serviço prestado ou local de prestação do serviço como, por exemplo, em municípios que não obrigam a retenção do ISS quando o prestador é do mesmo município da obra. As definições de retenções podem exigir aprovação da área fiscal de acordo com opção da empresa.
Evite o estouro do orçamento fazendo a apropriação de cada item do contrato no orçamento da obra, consumindo o saldo do orçamento mesmo antes da medição para pagamento.
Gerencie os faturamentos diretos com um controle apurado de descontos do fornecedor principal do contrato, evitando pagamentos indevidos.
Faça medições periódicas automaticamente para pagamento de locação de equipamentos, utilizando o módulo de frotas para gestão de custos de manutenção, operação e abastecimento.
Registre no contrato os documentos que seu contratado precisa fornecer periodicamente, tais como: comprovante de entrega de EPIs, comprovante de recolhimento de impostos e documentos legais. Com os documentos previamente cadastrados, você ganha mais segurança e controle na realização das medições, liberando as medições apenas com os documentos entregues.
Realize o lançamento de descontos no contrato para serem abatidos das medições, como por exemplo, descontos referentes a fornecimento de refeição, entrega de EPIs, vale-transporte, faturamento direto, abastecimento de veículos e equipamentos.
Com o Portal de Aprovações você aprova os contratos com regras de alçadas definidas por grupos de itens, projeto, centro de custo e filial. Tudo em um só lugar.
O portal de compras é um complemento do sistema de Compras, tornando o processo de cotação de materiais mais ágil. O sistema permite o envio automático de convite para os fornecedores participarem de cotações de preços cadastradas.
O fornecedor preenche a cotação no Portal e as respostas são enviadas diretamente para o banco de dados do sistema para gerar o mapa de comparação, eliminando a digitação manual das respostas dos fornecedores.
Como os materiais representam cerca de 50% dos custos de uma obra, os principais benefícios de um estoque bem gerido são a redução dos custos da obra e o aumento da margem de lucro. O sistema Estoque do Sisgem é eficiente no controle de estoque do almoxarifado central e das obras, assim evita compras, pedidos, manuseio e transportes desnecessários.
A alimentação das quantidades em estoque ocorrem automaticamente a partir das notas fiscais cadastradas no sistema de compras e o sistema Estoque permite o registro dos consumos e transferências efetuadas. Cada transferência gera automaticamente um incremento de custo na obra que recebeu o material e uma redução de custo na obra que forneceu.
Com o registro dos movimentos de consumo, é possível informar exatamente em quais tarefas ou etapas o material foi aplicado. Assim, o Sigem controla automaticamente e fornece informações sobre quantidades orçadas x compras x consumidas de cada insumo representativo. É a gestão total, necessária para verificar possíveis tendências de estouro, desperdício ou sumiço de materiais.
